Ob Schulneubau, Beschaffung von Bussen oder langfristige Lieferverträge – Kommunen sind verpflichtet, ihre Aufträge vergabekonform auszuschreiben. Doch gerade kleinere Vergabestellen stoßen dabei oft an Grenzen: Das Vergaberecht ist komplex, die Nutzung elektronischer Plattformen erfordert Einarbeitung, und häufig fehlt Personal mit Erfahrung im Prozess. Wer nur gelegentlich Ausschreibungen durchführt, muss sich mit Fristen, Formvorschriften und den rechtlichen Rahmenbedingungen auseinandersetzen.

Um diesen Aufwand zu reduzieren, hat B_I MEDIEN Mitte 2023 eine Dienstleistung gestartet, die Auftraggeber Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess begleitet – rechtssicher, transparent und ressourcenschonend.

Verfahrensabwicklung über B_I eVergabe

Kern des Angebots ist die vollständige Durchführung des Verfahrens über die Webanwendung der B_I eVergabe. Die Auftraggeber liefern zu Beginn die relevanten Informationen:

Darauf aufbauend übernimmt das Vergabeteam alle weiteren Schritte: Die Verfahren werden aufgesetzt, Unterlagen hochgeladen, Termine eingetragen und die Bekanntmachungen erstellt. Diese erscheinen sowohl in gängigen Medien als auch – sofern erforderlich – im Amtsblatt der Europäischen Union. Bei beschränkten Ausschreibungen erhalten die ausgewählten Unternehmen direkt eine Einladung zum Verfahren.

Kommunikation mit Bietern und Transparenz im Verfahren

Ein wesentlicher Bestandteil ist die laufende Kommunikation mit den Interessenten. Auf Wunsch verfasst das Vergabeteam Mitteilungen über das System – etwa Antworten auf Bieterfragen, die zuvor inhaltlich mit dem Auftraggeber abgestimmt werden. Auch Submissionsergebnisse, Zu- und Absageschreiben oder ergänzende Hinweise können direkt aus dem System verschickt werden.

Die Angebotsöffnung wird ebenfalls begleitet: Auftraggeber können diese gemeinsam mit dem B_I-Team online oder vor Ort durchführen, oder die Mitarbeitenden übernehmen die Öffnung eigenständig in Vertretung. In beiden Fällen entstehen vollständige Protokolle, die für die spätere Dokumentation unverzichtbar sind.

Am Ende des Verfahrens entsteht für die Vergabestelle eine digitale Archivdatei, die sämtliche Unterlagen bündelt und damit die Dokumentationspflicht erfüllt. Bei Bedarf wird zusätzlich eine Kanzlei für die rechtliche Beratung eingebunden – die formale Abwicklung bleibt jedoch vollständig in der Hand von B_I MEDIEN.

Praxisbeispiele: Breites Spektrum an Verfahren

Dass die Dienstleistung auf Nachfrage trifft, zeigen zahlreiche Projekte, die vom B_I-Team bereits betreut wurden. Dazu zählen beispielsweise:

Die Beispiele verdeutlichen: Von klassischen Bauprojekten über Lieferleistungen bis hin zu Dienstleistungen können verschiedene Verfahrensarten abgebildet werden, national und EU-weit. Auch komplexe Ausschreibungen mit mehreren Losen lassen sich auf diese Weise bequem abwickeln.

Vorteile: Weniger Aufwand, mehr Sicherheit

Das Angebot richtet sich vor allem an kommunale Einrichtungen und Unternehmen, die keine eigene Vergabestelle haben oder nur selten Ausschreibungen durchführen. Für sie bedeutet die Dienstleistung eine deutliche Entlastung:

Viele Vergabestellen nutzen die Verfahrensabwicklung

Der Service ist aber nicht nur für klassische kommunale Vergabestellen interessant, sondern für alle Institutionen und Organisationen, die öffentliche Ausschreibungen zuverlässig und rechtssicher abwickeln möchten. Zu den verschiedenen Auftraggebern, die die Verfahrensabwicklung von B_I MEDIEN bereits genutzt haben, zählen unter anderem Planungsgesellschaften und Architekten, Vereine, Verkehrsbetriebe, eine Wirtschaftsförderungsgesellschaft etc.

Die steigende Zahl an beauftragten Verfahren zeigt, dass das Modell funktioniert – und dass der Bedarf in Zeiten von Personalmangel und zunehmender Komplexität weiter wachsen wird.

Weitere Informationen erhalten Interessierte unter bi-medien.de/evergabe/verfahrensabwickung oder bei André Gross, vergabe@bi-medien.de