Kurz zusammengefasst für Bieter und Vergabestellen:

• Gleichrangigkeit der Regelverfahren: Seit der Vergaberechtsreform stehen das Offene Verfahren und das Nicht Offene Verfahren mit Teilnahmewettbewerb dem öffentlichen Auftraggeber grundsätzlich gleichrangig zur Wahl (§ 119 Abs. 2 GWB).

• Nicht offenes Verfahren: Der Auftraggeber veröffentlicht eine Bekanntmachung und fordert interessierte Unternehmen zur Abgabe eines Teilnahmeantrags auf. Nach Prüfung der Eignung wählt er geeignete Unternehmen aus und fordert nur diese bestimmten Unternehmen zur Angebotsabgabe auf.

• Eignungsnachweise im Teilnahmewettbewerb: Gefragt sind vor allem Angaben zum Umsatz, zu Referenzen, zu eingesetzten Fachkräften sowie Erklärungen über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (z. B. keine strafrechtlichen Verfehlungen).

• Ausnahmeverfahren mit Begründungspflicht: Verhandlungsverfahren, wettbewerblicher Dialog und Innovationspartnerschaft sind nur bei Vorliegen gesetzlicher Sondertatbestände (z. B. komplexe, konzeptionelle oder innovative Leistungen) zulässig.

• Verhandlungsverbot: Im offenen und im nicht offenen Verfahren darf zu keinem Zeitpunkt über Angebote oder Preise verhandelt werden – Verstöße führen zum Verfahrensmangel.

• Veröffentlichung & Recherche: EU-Ausschreibungen werden EU-weit auf TED veröffentlicht und lassen sich gezielt über nationale Rechercheportale wie die B_I ausschreibungsdatenbank abrufen.

Was sind europaweite Verfahrensarten?

Als europaweite Verfahrensarten (Vergabeverfahren im Oberschwellenbereich) werden die gesetzlich definierten Abläufe bezeichnet, nach denen öffentliche Auftraggeber Aufträge ausschreiben, deren geschätzter Auftragswert die festgelegten EU-Schwellenwerte (§ 106 GWB) erreicht oder überschreitet.

Die EU-Schwellenwerte werden von der Europäischen Kommission alle zwei Jahre angepasst.

Die Bekanntmachung erfolgt verpflichtend elektronisch in der europäischen Ausschreibungsdatenbank TED (Tenders Electronic Daily). Zusätzlich werden EU-Bekanntmachungen in nationalen Bekanntmachungsmedien und Vergabeplattformen, z.B. B_I ausschreibungsdienste bereitgestellt.

Rechtliche Grundlagen im Oberschwellenbereich

Die Systematik der europaweiten Verfahrensarten ist hierarchisch und sektorenspezifisch aufgebaut:

• Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB): Im 4. Teil (§ 119 GWB) sind die fünf zulässigen Verfahrensarten geregelt.

• Vergabeverordnung (VgV): Die Einzelheiten für klassische öffentliche Liefer- und Dienstleistungsaufträge regeln die §§ 14 ff. VgV.

• VOB/A 2. Abschnitt (VOB/A-EU): Für Bauaufträge im Oberschwellenbereich gelten die Bestimmungen der VOB/A-EU.

• Sektorenbereich: Für Sektorenauftraggeber (z. B. Trinkwasser, Energie, Verkehr) gilt die Sektorenverordnung (SektVO).

Die 5 europaweiten Verfahrensarten nach § 119 GWB im Überblick

Bei europaweiten Ausschreibungen können öffentliche Auftraggeber – je nach Art der Leistung und rechtlichen Voraussetzungen – zwischen fünf Verfahrensarten wählen:

1. Offenes Verfahren (§ 119 Abs. 3 GWB, § 15 VgV)

Das offene Verfahren ist das grundlegende Regelverfahren.

• Ablauf: Der Auftraggeber richtet sich mit einer europaweiten Bekanntmachung (auf TED und in Vergabeportalen wie der B_I ausschreibungsdatenbank) an alle interessierten Unternehmen.

• Bedingungen: Jedes interessierte Unternehmen kann direkt innerhalb der vorgegebenen Frist ein verbindliches Angebot einreichen. Eine vorherige Beschränkung des Bewerberkreises findet nicht statt; Eignungsprüfung und Angebotswertung erfolgen parallel.

• Verhandlungen: Strikt verboten. Nachverhandlungen über Preise, Bedingungen oder Leistungsinhalte sind unzulässig.

2. Nicht offenes Verfahren (§ 119 Abs. 4 GWB, § 16 VgV)

Das nicht offene Verfahren ist dem offenen Verfahren gleichgestellt, läuft jedoch zwingend in zwei Stufen ab:

• Stufe 1 – Teilnahmewettbewerb & Eignungsprüfung: Der Auftraggeber veröffentlicht eine Bekanntmachung und fordert Unternehmen dazu auf, einen Teilnahmeantrag abzugeben. In diesem Schritt reichen die Bewerber die geforderten Eignungsnachweise ein, beispielsweise:

  • Angaben zum Gesamt- und spezifischen Unternehmensumsatz
  • Nachweise über Referenzprojekte vergleichbarer Art und Größe
  • Angaben über die zur Ausführung eingesetzten Fachkräfte und technischen Kapazitäten
  • Eigenerklärungen darüber, dass keine Ausschlussgründe oder schwere Verfehlungen vorliegen (§§ 123, 124 GWB)

• Stufe 2 – Aufforderung zur Angebotsabgabe: Nach Prüfung der Eignungsunterlagen wählt der Auftraggeber geeignete Unternehmen aus. Nur diese bestimmten Unternehmen fordert der Auftraggeber anschließend auf, ein Angebot einzureichen.

• Verhandlungen: Ebenso wie beim offenen Verfahren sind Verhandlungen ausdrücklich unzulässig.

3. Verhandlungsverfahren (§ 119 Abs. 5 GWB, § 17 VgV)

Im Verhandlungsverfahren verhandelt der Auftraggeber mit den Bietern über die eingereichten Angebote, Konditionen und Preise. Es gibt zwei Varianten:

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (Regelfall): Der Auftraggeber schaltet wie beim nicht offenen Verfahren einen Teilnahmewettbewerb vor, wählt geeignete Bewerber aus, fordert diese zur Erstangebotsabgabe auf und verhandelt anschließend über die Angebote.

Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb: Der Auftraggeber wendet sich ohne vorherige Bekanntmachung direkt an bestimmte Unternehmen. Dies ist nur in streng begrenzten Ausnahmefällen zulässig (z. B. extreme Dringlichkeit, Alleinstellungsmerkmale/Monopole oder wenn im offenen Verfahren kein einziges Angebot eingegangen ist).

4. Wettbewerblicher Dialog (§ 119 Abs. 6 GWB, § 18 VgV)

Der wettbewerbliche Dialog kommt zum Einsatz, wenn ein Auftraggeber ein komplexes Beschaffungsvorhaben plant, die technischen, rechtlichen oder finanziellen Mittel zur Realisierung jedoch noch nicht abschließend definieren kann.

• Ablauf: Nach einem vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb eröffnet der Auftraggeber mit den ausgewählten Unternehmen einen Dialog, um verschiedene Lösungsansätze zu erarbeiten und zu bewerten.

• Abschluss: Sobald die passende Lösung feststeht, schließt der Auftraggeber den Dialog ab und fordert die Teilnehmer auf, auf Basis der erarbeiteten Lösung ihr endgültiges Angebot abzugeben.

5. Innovationspartnerschaft (§ 119 Abs. 7 GWB, § 19 VgV)

Die Innovationspartnerschaft ist ein spezialisiertes Verfahren für Vorhaben, bei denen die benötigte Lösung am Markt noch nicht verfügbar ist.

Ablauf: Sie zielt auf die gemeinsame Entwicklung eines neuartigen, innovativen Produkts oder einer Dienstleistung (Forschungs- und Entwicklungsphase mit Meilensteinen). Sie schließt den anschließenden regulären Kauf der serienreifen Leistung direkt mit ein, ohne dass hierfür eine erneute Ausschreibung erforderlich ist.

Bewerbung: Wird ebenfalls mit einem vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb durchgeführt.

Die 5 Verfahrensarten im tabellarischen Schnellvergleich

Häufig gestellte Fragen (FAQ zu EU-Verfahrensarten)

Wann muss zwingend ein europaweites Verfahren durchgeführt werden?

Sobald der geschätzte Netto-Auftragswert die EU-Schwellenwerte erreicht oder überschreitet (die Schwellenwerte werden alle zwei Jahre durch die EU-Kommission neu festgelegt). Maßgeblich ist eine realistische Gesamtwertschätzung ohne künstliche Aufteilung.

Wie läuft das nicht offene Verfahren konkret ab?

Im nicht offenen Verfahren veröffentlicht die Vergabestelle eine Bekanntmachung und fordert interessierte Unternehmen zur Abgabe eines Teilnahmeantrags auf. Nach Prüfung der eingereichten Eignungsnachweise (z. B. Umsatz, Referenzen, Fachkräfte) wählt der Auftraggeber geeignete Unternehmen aus und fordert nur diese bestimmten Unternehmen zur Abgabe eines Angebots auf.

Was ist der Hauptunterschied zwischen offenem und nicht offenem Verfahren?

Das offene Verfahren ist einstufig: Alle Unternehmen reichen direkt ein vollwertiges Angebot ein. Das nicht offene Verfahren ist zweistufig: Zunächst wird im Teilnahmewettbewerb die Eignung geprüft; nur die ausgewählten Teilnehmer werden anschließend zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Wann darf der Auftraggeber ein Verhandlungsverfahren wählen?

Seit der Reform 2016 ist die Wahl des Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb erleichtert, bedarf aber weiterhin eines sachlichen Grundes nach § 14 Abs. 3 VgV (z. B. konzeptioneller Anpassungsbedarf, innovative Lösungen oder Vorverhandlungen wegen Komplexität). Ohne Teilnahmewettbewerb darf nur in engsten Ausnahmefällen vergeben werden.

Mehr zu Nationalen Vergabeverfahren im Unterschwellenbereich.