Ausschreibung Lieferleistung Hardware und Software in Neuruppin

2Text freischalten026/54/4010: Beschaffung einer Kita-Verwaltungssoftware
VO: UVgO Vergabeart: Ex ante Veröffentlichung (Binnenmarktrelevanz)
Angaben zum Auftraggeber
Bezeichnung Stadtverwaltung der Text freischaltenFontanestadt Neuruppin
Kontaktstelle SG Zentrale Vergabestelle
Zu Händen Text freischaltenFrau Dänzer
Postanschrift Text freischaltenKarl-Liebknecht-Straße 33/34
Ort 16816 Neuruppin
TelefonText freischalten +49 3391355-194
E-Mail Text freischaltenvergabestelle@stadtneuruppin.de
Art und Umfang der Leistung
Die Fontanestadt Neuruppin bietet ein gut ausgebautes und vielfältiges Betreuungsangebot für Kinder. Das Sachgebiet Kita
des Amtes für Bildung und Soziales ist dabei verantwortlich für die Schaffung verlässlicher Rahmenbedingungen in den
13 städtischen Kindertageseinrichtungen sowie für die Sicherstellung der Kinderbetreuung. Zu den zentralen Aufgaben
gehören unter anderem die Bearbeitung und Verwaltung von Platzanträgen, der Abschluss, die Änderung und Kündigung von
Betreuungsverträgen, die Festsetzung und Abrechnung von Elternbeiträgen sowie die Bearbeitung von Anträgen auf Stundung,
Erlass oder Niederschlagung. Darüber hinaus fallen auch satzungsrelevante Angelegenheiten wie die Verwaltung der Kita-
Gebühren in den Zuständigkeitsbereich.
Derzeit werden im Sachgebiet Kita kontinuierlich rund 1.400 Kinder verwaltet. Die bisherige Organisation der Verwaltungsprozesse
erfolgt primär über selbst erstellte Excel-Tabellen und verschiedene Vorlagen. Dieses manuelle Vorgehen ist angesichts der
hohen Fallzahlen und wiederkehrenden Anfragen der Sorgeberechtigten fehleranfällig und mit einem hohen personellen Aufwand
verbunden. Die fehlende zentrale Verwaltungssoftware erschwert eine effiziente Bearbeitung und führt zu einem unverhältnismäßig
hohen Ressourcenverbrauch bei den Mitarbeitenden.
Ziel ist es, die Arbeitsprozesse im Sachgebiet Kita durch die Einführung einer professionellen Verwaltungssoftware grundlegend
zu optimieren. Im Fokus stehen dabei die Automatisierung wiederkehrender Abläufe, die Vereinfachung der Datenverwaltung, die
Reduktion manueller Eingaben sowie eine insgesamt deutlich gesteigerte Effizienz und Entlastung der Mitarbeitenden.
Die Software muss eine ganzheitliche und digitale Abbildung aller relevanten Prozesse ermöglichen - von der Platzvergabe über die
Vertragsverwaltung bis hin zur Gebührenabrechnung.
Als Kommunikations-App nutzt die Fontanestadt Neuruppin derzeit Kindy. Die neue Kitaverwaltungssoftware muss entweder über
eine Schnittstelle zu dieser App oder über eine eigene Kommunikationsmöglichkeit/ Kita-App (ggf. über einen Drittanbieter) mit
einer Schnittstelle zur Kita-Software verfügen. Ebenso ist eine offene Schnittstellenarchitektur erforderlich, um eine nahtlose
Integration in bestehende IT-Systeme und den digitalen Austausch mit anderen Ämtern zu gewährleisten.
Es ist beabsichtigt, eine Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb durchzuführen. Es sollen bis zu 5 geeignete
Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Die zu erbringenden Eignungsnachweise entnehmen Sie bitte dem Punkt
"Zusätzliche Angaben".
Sollten Sie Interesse an der Teilnahme an dieser Ausschreibung haben, wenden Sie sich bitte per E-Mail an
Text freischaltenvergabestelle@stadtneuruppin.de. Gern stellen wir Ihnen dann auch das vorläufige Leistungsverzeichnis mit vielen weiteren
Informationen zur Verfügung.
Haupterfüllungsort
Bezeichnung Stadtverwaltung der Fontanestadt Neuruppin
Postanschrift Text freischaltenKarl-Liebknecht-Straße 33/34
Ort 16816 Neuruppin
Ausführungsfristen
Zeitraum der Leistungserbringung
voraussichtlich 1. Quartal 2027
Zusätzliche Angaben
Es ist die vollständig ausgefüllte Eigenerklärung zur Eignung vorzulegen. Diese erhalten Sie ebenfalls per E-Mail an
Text freischaltenvergabestelle@stadtneuruppin.de.
Die Erfüllung folgender weiterer Mindestanforderungen an die Eignung ist nachzuweisen:
- Referenzen: Nachweis von mindestens 3 Referenzkunden aus dem Bereich der Kindertageseinrichtungen bzw. deren Träger. Die
Referenzleistungen müssen mit dem ausgeschriebenen Leistungsgegenstand nach Art und Umfang vergleichbar sein.
- Regionale Erfahrung: Mindestens eine der drei Referenzen muss sich auf eine Kindertageseinrichtung bzw. einen Träger mit
Sitz bzw. Leistungsort im Land Brandenburg (Verwaltung nach dem brandenburgischen Kitagesetz) beziehen. Maßgeblich ist
hierbei der tatsächliche Leistungsort der erbrachten Leistung; eine Niederlassung oder ein Unternehmenssitz des Bieters im Land
Brandenburg wird nicht vorausgesetzt.
- Umfang der Betreuungserfahrung: Über die nachgewiesenen Referenzen muss der Bewerber Erfahrungen in der Betreuung von
Kunden mit einer Gesamtkinderzahl von mindestens 500 Kindern/Kinderdatensätzen nachweisen. Die Gesamtkinderzahl kann sich
aus mehreren Referenzkunden zusammensetzen.
- Personelle Leistungsfähigkeit: Der Bewerber muss zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe über mindestens 3 Mitarbeitende
verfügen, die zur Erbringung der ausgeschriebenen Leistung eingesetzt werden können. Die personelle Ausstattung ist auf
geeignete Weise nachzuweisen.
Die Referenzen müssen innerhalb der letzten drei Jahre erbracht worden sein bzw. aktuell bestehen.
Für jede Referenz sind mindestens folgende Angaben zu machen:
- Name und Anschrift des Referenzkunden bzw. Trägers,
- Ansprechpartner beim Referenzkunden mit Kontaktdaten,
- Zeitraum der Leistungserbringung,
- Art und Umfang der erbrachten Leistungen,
- Anzahl der betreuten Kinder.
Wenden Sie sich bei Interesse an der Teilnahme an der Verhandlungsvergabe per E-Mail an: Text freischaltenvergabestelle@stadtneuruppin.de
Bekanntmachungs-ID: Text freischaltenCXP9YH5HX0S